Từ ngày 1/7/2025, TP Hồ Chí Minh bỏ cấp huyện; xã Phú Hòa Đông mới được lập từ ba xã cũ là Phú Hòa Đông, Tân Thạnh Đông và Tân Thạnh Tây của huyện Củ Chi. Phần lớn giấy tờ hằng ngày của người dân (hộ tịch, chứng thực, cư trú, xác nhận, nhiều việc đất đai và xây dựng nhà ở) nay nộp tại xã, qua bộ phận tiếp nhận một cửa của xã mới, hoặc nộp trực tuyến. Những việc trước đây phải lên huyện ở thị trấn Củ Chi thì phần nhiều đã chuyển về xã, phần còn lại lên các sở, ngành của thành phố.
Bài này viết cho người đang cần làm một tờ giấy cụ thể mà chưa biết bắt đầu từ đâu: bà con ở các ấp ven sông Sài Gòn quen đi bộ ra trụ sở xã cũ, người Tân Thạnh Tây quen chạy lên huyện, công nhân ở trọ dọc tỉnh lộ 8, tỉnh lộ 15. Bài đi theo nguyên lý của chính quyền hai cấp, không ghi địa chỉ trụ sở, số điện thoại hay mức phí, vì những thứ đó có thể đổi theo thông báo của xã. Trước khi đi, bạn nên xem thông báo mới nhất trên cổng dịch vụ công hoặc hỏi trưởng ấp.
Chính quyền hai cấp: xã mới làm thay phần lớn việc của huyện cũ
Trước tháng 7/2025, giấy tờ của người Củ Chi đi theo ba tầng: xã, huyện, thành phố. Xin giấy phép xây nhà, đăng ký hộ kinh doanh, nhiều việc về đất, kết hôn với người nước ngoài thì lên Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi ở thị trấn. Nay chỉ còn hai cấp: thành phố và xã. Cấp huyện không còn, nên phần việc của huyện được chia lại, một phần lớn giao về xã, một phần đưa lên sở, ngành.
Với người dân, thay đổi dễ thấy nhất là con đường đi làm giấy. Người Tân Thạnh Tây trước kia chạy lên thị trấn Củ Chi (nay thuộc xã Tân An Hội) để làm việc với huyện, giờ đa số việc đó nộp ngay tại xã Phú Hòa Đông. Ngược lại, người ở đầu này xã có thể phải đi xa hơn một chút so với trước, vì ba trụ sở cũ không còn đều là nơi giải quyết hồ sơ đầy đủ như trước.
Điều quan trọng là phân biệt nơi nộp hồ sơ với nơi quyết định. Có những việc bạn nộp ở xã nhưng xã chuyển lên cơ quan thành phố xử lý, ví dụ một số việc đăng ký biến động đất đai qua văn phòng đăng ký đất đai. Bạn không cần tự tìm cơ quan cấp trên; chỉ cần nộp đúng cửa tiếp nhận, giữ phiếu hẹn và theo dõi mã hồ sơ.
Việc nào làm ở xã, việc nào lên thành phố
Bảng dưới là phân chia theo nguyên lý chung của chính quyền hai cấp. Danh mục cụ thể do thành phố công bố và có thể điều chỉnh, nên coi đây là bản đồ định hướng, không phải danh sách pháp lý.
| Nhóm việc | Thường nộp ở đâu | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khai sinh, kết hôn, khai tử, nhận cha mẹ con | Xã Phú Hòa Đông | Nhiều việc nộp trực tuyến được |
| Chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng về nhà đất | Xã (hoặc văn phòng công chứng) | Hợp đồng nhà đất chọn chứng thực hoặc công chứng |
| Đăng ký thường trú, tạm trú, thông báo lưu trú | Công an xã, hoặc VNeID | Phần lớn làm trực tuyến |
| Căn cước, đăng ký xe máy | Công an theo phân cấp | Hỏi trước xem điểm nào đang nhận |
| Giấy phép xây nhà ở riêng lẻ, nhiều việc đất đai | Xã theo phân cấp hiện hành | Trước đây ở huyện Củ Chi |
| Đăng ký doanh nghiệp, lý lịch tư pháp | Sở, ngành thành phố hoặc trực tuyến | Không còn qua huyện |
| Kê khai chăn nuôi nông hộ | Xã | Quy định của luật chăn nuôi |
Nếu việc của bạn không thấy trong bảng, cách nhanh nhất là gõ tên thủ tục trên cổng dịch vụ công: trang chi tiết luôn ghi cơ quan tiếp nhận, thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết theo quy định đang áp dụng.
Trụ sở xã mới và các điểm tiếp nhận cũ
Khi ba xã hợp một, xã mới chọn một nơi làm trụ sở chính, còn các trụ sở cũ được dùng lại theo cách xã sắp xếp: có nơi làm điểm tiếp nhận hồ sơ, có nơi chuyển công năng khác. Bài không ghi địa chỉ cụ thể vì việc bố trí này có thể thay đổi trong giai đoạn đầu. Cách chắc nhất là hỏi trưởng ấp, xem bảng thông báo ở nhà văn hoá ấp, hoặc xem trang thông tin của xã trước khi đi.
Một thói quen nên có: đừng mặc định trụ sở cũ gần nhà vẫn nhận mọi loại hồ sơ. Người ở phía Tân Thạnh Đông cũ, gần tỉnh lộ 15, có thể ghé điểm cũ để hỏi, nhưng khi cần làm việc như đất đai hay xây dựng thì nên hỏi rõ điểm đó có nhận hay phải lên trụ sở chính. Một cuộc hỏi trước tiết kiệm được một buổi sáng chạy xe dưới nắng.
Giờ làm việc của bộ phận một cửa theo giờ hành chính. Buổi sáng đầu tuần thường đông nhất, nhất là mùa người ta làm giấy cho con nhập học hay làm hồ sơ đất cuối năm. Nếu không gấp, đi giữa tuần, sau chín giờ, thường đỡ chờ hơn.
Chuẩn bị trước khi ra xã
Phần lớn chuyến đi thứ hai là vì thiếu giấy trong chuyến thứ nhất. Một trình tự gọn:
- Tra tên thủ tục trên cổng dịch vụ công để biết thành phần hồ sơ và mẫu tờ khai; in sẵn hoặc chụp lại để điền trước.
- Kiểm tài khoản VNeID mức 2: nhiều thủ tục cho nộp luôn trên điện thoại, xã chỉ cần bạn ra nhận kết quả hoặc nhận qua bưu điện.
- Mang căn cước bản gốc, giấy tờ nhà đất bản gốc nếu việc liên quan đất, kèm bản sao nếu thủ tục yêu cầu.
- Với việc làm thay cho người khác, mang văn bản ủy quyền hợp lệ; nhiều việc hộ tịch cá nhân không ủy quyền được, nên hỏi trước.
- Ghi lại mã hồ sơ, giữ phiếu hẹn; khi quá hẹn mà chưa có kết quả, mang phiếu ra hỏi đúng bộ phận đã nhận.
Nếu cán bộ nói thiếu giấy, xin họ ghi rõ còn thiếu gì trên phiếu hướng dẫn. Quy định về một cửa yêu cầu hướng dẫn một lần, đầy đủ, nên bạn có quyền đề nghị điều đó.
Nộp trực tuyến: lựa chọn nên thử trước khi chạy xe
Với người ở các ấp xa, chuyến ra trụ sở xã mới có thể mất cả buổi khi cộng thêm thời gian chờ. Vì vậy, những việc như đăng ký tạm trú cho người ở trọ, khai sinh cho con, xin trích lục, xác nhận thông tin cư trú nên thử nộp trực tuyến trước. Ứng dụng VNeID và cổng dịch vụ công quốc gia đều có các mục này.
Nộp trực tuyến không có nghĩa là không bao giờ phải ra xã. Có việc vẫn cần ký trực tiếp, đối chiếu bản gốc hoặc nhận bản giấy. Nhưng khi hồ sơ đã được tiếp nhận điện tử, lần ra xã thường chỉ còn một lần, ngắn.
Người lớn tuổi trong nhà không quen điện thoại có thể nhờ con cháu làm giúp trên tài khoản của chính mình theo đúng chức năng ứng dụng cho phép, hoặc nhờ đoàn viên thanh niên, tổ công nghệ số cộng đồng ở ấp hỗ trợ. Điều không nên làm là đưa mật khẩu VNeID cho người lạ hoặc dịch vụ làm hộ không rõ nguồn gốc.
Khi nộp trực tuyến, chú ý mục chọn cơ quan tiếp nhận. Nhiều người quen tay chọn tên huyện hoặc tên xã cũ còn lưu trong lịch sử trình duyệt, khiến hồ sơ bị từ chối hoặc chuyển chậm. Hãy chọn đúng "Ủy ban nhân dân xã Phú Hòa Đông" hoặc "Công an xã Phú Hòa Đông" tuỳ loại việc. Sau khi nộp, ứng dụng gửi thông báo khi hồ sơ được tiếp nhận, cần bổ sung hoặc đã có kết quả; bật thông báo để không bỏ sót.
Ba tình huống thường gặp, đi theo từng bước
Tình huống thứ nhất: một gia đình ở phía Tân Thạnh Tây cũ vừa có con. Mẹ sinh ở bệnh viện trong thành phố, giấy chứng sinh có tên bệnh viện. Việc khai sinh làm tại xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ, tức xã Phú Hòa Đông. Cha mẹ có thể nộp trực tuyến theo dịch vụ liên thông khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới sáu tuổi, rồi chờ kết quả. Không cần chạy lên Tân An Hội như thời còn huyện.
Tình huống thứ hai: một hộ nuôi bò sữa ở gần sông Sài Gòn muốn dựng thêm một gian nhà trên phần đất vườn đã có sổ. Trước hết cần biết phần đất định xây là đất ở hay đất nông nghiệp. Nếu là đất nông nghiệp, phải làm thủ tục chuyển mục đích trước, và việc này phụ thuộc quy hoạch. Nếu là đất ở, kiểm xem khu vực có thuộc diện phải xin giấy phép xây dựng hay không rồi mới nộp hồ sơ ở xã.
Tình huống thứ ba: một công nhân quê miền Trung thuê phòng trọ gần tỉnh lộ 8, làm cho một xưởng trong vùng. Việc cần làm là đăng ký tạm trú trong thời hạn luật định kể từ ngày đến ở. Chủ trọ đồng ý, người thuê nộp trên VNeID, công an xã duyệt. Không phải về quê làm giấy, cũng không phải lên cấp thành phố.
Ba tình huống cho thấy cùng một nguyên lý: xác định đúng loại việc, xem trên cổng dịch vụ công cơ quan nào tiếp nhận, rồi chọn nộp trực tuyến hoặc nộp ở xã.
Những chỗ hay vướng của người ba xã cũ
Giấy tờ còn ghi tên xã cũ. Giấy tờ cấp trước 7/2025 ghi "xã Tân Thạnh Tây, huyện Củ Chi" vẫn có giá trị; bạn không phải đổi chỉ vì địa giới đổi. Khi nộp hồ sơ mới, tờ khai ghi địa chỉ theo xã mới.
Nhầm sang xã láng giềng. Phía tây và tây nam là các xã mới khác của vùng Củ Chi cũ, như Tân An Hội. Nhà gần ranh giới nên kiểm mình thuộc xã nào trên VNeID hoặc hỏi ấp, tránh nộp nhầm.
Hồ sơ đất đang dở dang từ trước 7/2025. Hồ sơ nộp ở huyện cũ được chuyển tiếp cho cơ quan mới. Giữ phiếu hẹn cũ và hỏi xã xem hồ sơ đang ở đâu, đừng nộp lại từ đầu khi chưa hỏi.
Người ở bên kia sông. Người Thủ Dầu Một cũ làm việc ở Phú Hòa Đông thì giấy tờ cư trú vẫn làm nơi mình cư trú. Bình Dương cũ nay cũng thuộc thành phố, nhưng mỗi phường, xã có thẩm quyền riêng.
Câu hỏi thường gặp
Bỏ cấp huyện rồi thì làm giấy phép xây nhà ở Phú Hòa Đông nộp ở đâu?
Theo phân cấp của chính quyền hai cấp, giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ trước đây do huyện cấp nay giao cho cấp xã. Bạn nộp tại bộ phận một cửa của xã Phú Hòa Đông hoặc trực tuyến; nên kiểm trên cổng dịch vụ công vì danh mục có thể điều chỉnh.
Trụ sở xã cũ Tân Thạnh Tây còn nhận hồ sơ không?
Tuỳ cách xã mới bố trí. Một số trụ sở cũ được giữ làm điểm tiếp nhận, một số chuyển công năng. Hỏi trưởng ấp hoặc xem thông báo của xã trước khi đi, nhất là với hồ sơ đất đai và xây dựng.
Có phải nộp lại hồ sơ đã nộp ở huyện Củ Chi trước tháng 7/2025 không?
Thông thường không. Hồ sơ đang giải quyết được chuyển tiếp cho cơ quan nhận thẩm quyền mới. Mang phiếu hẹn cũ ra xã hỏi tình trạng; chỉ nộp bổ sung khi được yêu cầu bằng văn bản hoặc phiếu hướng dẫn.
Làm sao biết thủ tục nào làm trực tuyến được?
Gõ tên thủ tục trên cổng dịch vụ công quốc gia hoặc vào mục dịch vụ công trên VNeID. Trang thủ tục ghi mức độ trực tuyến, cơ quan tiếp nhận và giấy tờ cần có. Thủ tục toàn trình thì không phải ra xã nộp giấy.
Xã có thu phí khi nộp hồ sơ không?
Có thủ tục miễn phí, có thủ tục thu phí hoặc lệ phí theo quy định của thành phố và trung ương. Mức thu được niêm yết ở nơi tiếp nhận và ghi trên trang thủ tục. Khi nộp tiền, xin biên lai; nộp trực tuyến thì thanh toán qua cổng.
Người không biết chữ hoặc lớn tuổi đi làm giấy có được giúp không?
Bộ phận một cửa có trách nhiệm hướng dẫn, và nhiều nơi có người hỗ trợ điền tờ khai. Người lớn tuổi nên đi cùng con cháu, mang đủ giấy gốc. Không nên nhờ người lạ ngoài cổng làm hộ có thu tiền.